Encas d'application d'un dispositif de lissage des effets liés au franchissement d'un seuil d'effectif, conduisant l'employeur à appliquer à titre transitoire un taux réduit pour le calcul de la contribution prévue à l'article L. 834-1, le coefficient T est ajusté en conséquence. II. III. Avantages en nature et frais professionnels 2016. Barème saisie rémunération salaire 2016 Arrêt maladie quelles démarches pour l’employeur ? Dès le début de l’arrêt maladie, vous devez établir l’attestation de salaire de votre salariée. Cette démarche est à effectuer le plus tôt possible pour ne pas retarder le versement de ses indemnités journalières. Vous pouvez transmettre l’attestation de salaire par trois méthodes via ; via votre logiciel de paie certifié ; ou, par courrier, en envoyant le formulaire Attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières » à la caisse primaire d’Assurance Maladie de votre salariée. Au moment de la reprise du travail, quels signalements devez-vous effectuer ? Cela dépend de plusieurs facteurs. Si vous avez déjà opté pour la déclaration sociale nominative, ou DSN la reprise du travail doit être signalée dans la DSN mensuelle, si la reprise a eu lieu à la date prévue ; il vous suffit de modifier la date de fin prévisionnelle de l’arrêt de travail dans votre logiciel de paie, si la reprise a été repoussée ; la reprise de travail doit être signalée dans les cinq jours suivant la reprise, dans une DSN événementielle, si elle a été anticipée. Si vous n’avez pas encore opté pour la déclaration sociale nominative, ou DSN vous n’avez aucune démarche à effectuer, si la reprise du travail a eu lieu à la date prévue ou si elle a été repoussée. Conservez simplement les documents relatifs à l’arrêt de travail de votre salariée ; la reprise du travail doit être signalée à la Caisse primaire d’Assurance Maladie du salarié dans les cinq jours suivant la reprise, si la reprise a été anticipée.
COMMUNICATIONDES Identifiants et mots de passe12. PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT12. Le vote13. Clôture et dépouillement14. Conservation des données14. DEFINITION DES Parties. Entre les soussignés : - la Société . Représentée par, ayant tous pouvoirs à effet des présentes. dénommée ci-dessous « L
L’article 6, 5° de la LIL dispose que pour faire l’objet d’un traitement, les données à caractères personnel doivent être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées ». Dans le même sens, l’article 5, e du RGPD prévoit que les données à caractère personnel doivent être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées; les données à caractère personnel peuvent être conservées pour des durées plus longues dans la mesure où elles seront traitées exclusivement à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques conformément à l’article 89, paragraphe 1, pour autant que soient mises en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées requises par le présent règlement afin de garantir les droits et libertés de la personne concernée limitation de la conservation » Il ressort de ces deux textes que la durée de conservation des données à caractère personnel ne saurait être illimitée. Elle doit être proportionnée à la finalité du traitement. Toute la question est alors de savoir comment déterminer une durée adaptée à la conservation des données à caractère personnel traitées. A l’examen, il apparaît que le législateur a posé un principe assorti de plusieurs dérogations. §1 Le principe Dans sa délibération n°2005-213 du 11 octobre 2005 la CNIL avait considéré que, au fond, face à la mémoire de l’informatique, seul le principe du “droit” à l’oubli consacré par l’article 6-5° de la loi du 6 janvier 1978 peut garantir que les données collectées sur les individus ne soient pas conservées, dans les entreprises, pour des durées qui pourraient apparaître comme manifestement excessives ». Aussi, la Commission a-t-elle pour mission de veiller au respect de ce principe s’agissant, en particulier, des durées de conservation relatives aux informations collectées par les entreprises, organismes ou établissements privés mais aussi des modalités de conservation de ces informations. A l’examen, la détermination de la durée de conservation des données à caractère personnel suppose de s’interroger sur quatre points Le point de départ de la durée de conservation Le cycle de conservation des données Le quantum de la durée de conservation Les modalités de la conservation A Sur le point de départ de la durée de conservation Dans une délibération n°2013-420 du 3 janvier 2014 la CNIL a décidé que D’une part, la fixation de durées de conservation définies ne saurait avoir pour objet ni pour effet de supprimer des données des utilisateurs alors qu’eux-mêmes en auraient encore l’usage. D’autre part, le point de départ d’une durée de conservation n’est pas fonction de la date de la collecte, mais de la suppression du compte utilisateur Il en résulte, pour la Commission, que la fixation de ce point de départ autorise le responsable du traitement à conserver les données collectées des années durant, si nécessaire. Pour le Conseil d’état, le point de départ de la durée de conservation des données est le dernier fait enregistré », lequel doit nécessairement être entendu comme le fait constitutif de la contravention ou tout acte postérieur interruptif de la prescription » CE 30 juill. 2014, n°359402. En toute hypothèse, au terme au terme de la réalisation du traitement l’exécution d’un contrat par exemple, les données doivent être Soit effacées Soit archivées Soit faire l’objet d’un processus d’anonymisation, afin de rendre impossible la ré-identification » des personnes. Ces données, n’étant plus des données à caractère personnel, peuvent ainsi être conservées librement et valorisées notamment par la production de statistiques. B Sur le cycle de conservation des données Il ressort de l’analyse menée par la CNIL que le cycle de conservation des données à caractère personnel comporte trois phases successives distinctes L’archivage courant L’archivage intermédiaire L’archivage définitif Sur l’archivage courant Il s’agit de la durée d’utilisation courante des données ou autrement dit, la durée nécessaire à la réalisation de la finalité du traitement. Toutes les données qui intéressent l’exécution d’un contrat peuvent être conservées par le responsable du traitement. Sans ces données, la réalisation de la prestation serait rendue impossible. Il apparaît donc pleinement justifié qu’elles puissent être conservées pendant toute la durée de la convention. Des mesures techniques et organisationnelles doivent être prévues pour protéger les données archivées destruction, perte, altération, diffusion ou accès non autorisés…. Ces mesures doivent assurer un niveau de sécurité approprié aux risques et à la nature des données. Si des mesures de sécurité informatiques sont indispensables, il convient, en outre, de prévoir des mesures de sécurité physique, notamment lorsque des dossiers sont archivés sous format papier. Lorsque l’archivage est confié à un sous-traitant, le responsable du fichier doit s’assurer que son prestataire présente des garanties suffisantes en matière de sécurité et la confidentialité des données qui lui sont confiées. 2. Sur l’archivage intermédiaire ==> Les cas d’archivage intermédiaire La CNIL a énoncé plusieurs cas au titre desquels il apparaît justifié que les données à caractère personnel soient conservées pour des durées plus longues que l’exécution du contrat on parle alors d’archivage intermédiaire. Au nombre des cas visés par la CNIL figurent L’hypothèse où il existence une obligation légale de conservation de données pendant une durée fixée ; L’hypothèse où en l’absence d’obligation de conservation, ces données présentent néanmoins un intérêt administratif, notamment en cas de contentieux, justifiant de les conserver le temps des règles de prescription/forclusion applicables, notamment en matière commerciale, civile et fiscale ; L’hypothèse où, sous réserve de garanties appropriées pour les droits et libertés des personnes concernées, certaines données peuvent être traitées exclusivement à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques. ==> La limitation de l’archivage La Commission a eu l’occasion de préciser que, en cas d’archivage intermédiaire, le responsable du fichier doit veiller à ne conserver que les données nécessaires au respect de l’obligation prévue ou lui permettant de faire valoir un droit en justice un tri doit donc être effectué parmi la totalité des données collectées pour ne garder que les seules données indispensables. Les données ainsi archivées ne sont conservées que le temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi elles doivent donc être supprimées lorsque le motif justifiant leur archivage n’a plus raison d’être. Par exemple, des données archivées pour se prémunir d’une action en justice durant le temps d’une prescription ou d’une forclusion doivent être supprimées lorsque cette action est prescrite forclose. ==> Les modalités de l’archivage Pour les archives intermédiaires, le choix du mode d’archivage est laissé à l’appréciation du responsable du fichier. Des données peuvent ainsi être archivées Dans une base d’archive spécifique, distincte de la base active, avec des accès restreints aux seules personnes ayant un intérêt à en connaitre en raison de leurs fonctions par exemple, le service du contentieux Dans la base active, à condition de procéder à un isolement des données archivées au moyen d’une séparation logique gestion des droits d’accès et des habilitations pour les rendre inaccessibles aux personnes n’ayant plus d’intérêt à les traiter En tout état de cause, l’accès aux données faisant l’objet d’un archivage intermédiaire doit être limité. ==> Sur l’archivage définitif L’intérêt public historique, scientifique ou statistique peut parfois justifier que certaines données ne fassent l’objet d’aucune destruction c’est l’archivage définitif. Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. S’agissant des modalités de conservation des archives définitives, la CNIL préconise de les conserver sur un support physique indépendant, non accessible par les systèmes de production, n’autorisant qu’un accès distinct, ponctuel et précisément motivé auprès d’un service spécifique seul habilité à les consulter par exemple, la direction des archives lorsqu’elle existe. C Sur le quantum de la durée de conservation des données Afin de déterminer le quantum de la durée de conservation des données à caractère personnel, il convient de se reporter Soit aux textes légaux et réglementaires Soit aux délibérations de la CNIL Sur les textes légaux et réglementaires Il convient de se reporter aux textes qui Soit posent des durées de conservation des données à caractère personnel Soit posent des délais de prescription/forclusion applicable en matière civile, commerciale ou fiscale ==> Sur les textes posant des durées de conservation des données à caractère personnel Les données relatives à la gestion du personnel d’une entreprise 5 ans L’article R. 1221-26 du Code du travail dispose que les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement» Les données relatives aux bulletins de paie et aux reçus pour solde de tout compte 5 ans L’article L. 3243-4 du Code du travail prévoit que l’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans» Les documents comptables des commerçants 10 ans L’article L. 123-22 du Code de commerce dispose que les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans. » Les documents fiscaux 6 ans L’article L. 102 B du Livre des procédures fiscales prévoit que les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. Les contrats conclus par voie électronique 10 ans L’article L. 213-1 du Code de la consommation prévoit que lorsque le contrat est conclu par voie électronique et qu’il porte sur une somme égale ou supérieure à 120 euros, le contractant professionnel assure la conservation de l’écrit qui le constate pendant un délai déterminé et en garantit à tout moment l’accès à son cocontractant si celui-ci en fait la demande. L’article D. 213-2 précise que ce délai est fixé à dix ans à compter de la conclusion du contrat lorsque la livraison du bien ou l’exécution de la prestation est immédiate. Dans le cas contraire, le délai court à compter de la conclusion du contrat jusqu’à la date de livraison du bien ou de l’exécution de la prestation et pendant une durée de dix ans à compter de celle-ci. Les données de trafic collectées pour les besoins de la recherche, de la constatation et de la poursuite des infractions pénales 1 an L’article R. 10-13 du Code des postes et communications électroniques prévoit que leur durée de conservation est d’un an à compter du jour de l’enregistrement. A cet égard, sont conservées Les informations permettant d’identifier l’utilisateur ; Les données relatives aux équipements terminaux de communication utilisés ; Les caractéristiques techniques ainsi que la date, l’horaire et la durée de chaque communication ; Les données relatives aux services complémentaires demandés ou utilisés et leurs fournisseurs ; Les données permettant d’identifier le ou les destinataires de la communication. Le dossier médical dans les établissements de santé publics et privés 20 ans L’article R. 1112-7 du Code de la santé publique prévoit que le dossier médical mentionné à l’article R. 1112-2 est conservé pendant une durée de vingt ans à compter de la date du dernier séjour de son titulaire dans l’établissement ou de la dernière consultation externe en son sein. Lorsqu’en application des dispositions qui précèdent, la durée de conservation d’un dossier s’achève avant le vingt-huitième anniversaire de son titulaire, la conservation du dossier est prorogée jusqu’à cette date. Dans tous les cas, si la personne titulaire du dossier décède moins de dix ans après son dernier passage dans l’établissement, le dossier est conservé pendant une durée de dix ans à compter de la date du décès. Ces délais sont suspendus par l’introduction de tout recours gracieux ou contentieux tendant à mettre en cause la responsabilité médicale de l’établissement de santé ou de professionnels de santé à raison de leurs interventions au sein de l’établissement. A l’issue du délai de conservation mentionné à l’alinéa précédent et après, le cas échéant, restitution à l’établissement de santé des données ayant fait l’objet d’un hébergement en application de l’article L. 1111-8, le dossier médical peut être éliminé. La décision d’élimination est prise par le directeur de l’établissement après avis du médecin responsable de l’information médicale. Dans les établissements publics de santé et les établissements de santé privés participant à l’exécution du service public hospitalier, cette élimination est en outre subordonnée au visa de l’administration des archives, qui détermine ceux de ces dossiers dont elle entend assurer la conservation indéfinie pour des raisons d’intérêt scientifique, statistique ou historique. Les données issues d’un dispositif de vidéosurveillance 1 mois L’article L. 252-3 du Code de la sécurité intérieure prévoit que les modalités de transmission des images et d’accès aux enregistrements ainsi que la durée de conservation des images, dans la limite d’un mois à compter de cette transmission ou de cet accès, sans préjudice des nécessités de leur conservation pour les besoins d’une procédure pénale. » ==> Sur les textes posant des délais de prescription/forclusion applicable en matière civile, commerciale ou fiscale Délai de prescription de droit commun en matière en matière civile 5 ans L’article 2224 prévoit que les actions personnelles ou mobilières se prescrivent par cinq ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer. Délai de prescription en matière commerciale 5 ans L’article L. 110-4 du Code de commerce prévoit que les obligations nées à l’occasion de leur commerce entre commerçants ou entre commerçants et non-commerçants se prescrivent par cinq ans si elles ne sont pas soumises à des prescriptions spéciales plus courtes. Délai de prescription en matière de droit de la consommation 2 ans L’article L. 218-2 du Code de la consommation dispose que l’action des professionnels, pour les biens ou les services qu’ils fournissent aux consommateurs, se prescrit par deux ans. 2. Sur les délibérations de la CNIL Prospection commerciale La CNIL s’est prononcée sur la durée de conservation des données à caractère personnel en matière de prospection commerciale dans une délibération n° 2016-264 du 21 juillet 2016 portant modification d’une norme simplifiée concernant les traitements automatisés de données à caractère personnel relatifs à la gestion de clients et de prospects A cet égard, il a estimé que les données des clients utilisées à des fins de prospection commerciale peuvent être conservées pendant un délai de trois ans à compter de la fin de la relation commerciale par exemple, à compter d’un achat, de la date d’expiration d’une garantie, du terme d’un contrat de prestations de services ou du dernier contact émanant du client. Les données à caractère personnel relatives à un prospect non client peuvent, quant à elles, être également conservées pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect par exemple, une demande de documentation ou un clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel ; en revanche, l’ouverture d’un courriel ne peut être considérée comme un contact émanant du prospect. Au terme de ce délai de trois ans, le responsable de traitement peut reprendre contact avec la personne concernée afin de savoir si elle souhaite continuer à recevoir des sollicitations commerciales. En l’absence de réponse positive et explicite de la personne, les données devront être supprimées ou archivées conformément aux dispositions en vigueur, et notamment celles prévues par le code de commerce, le code civil et le code de la consommation. Données contenues dans les badges détenus par les salariés sur leur lieu de travail Dans une délibération n°02-001 du 08 janvier 2002 la CNIL a considéré que les éléments d’identification des salariés ou des agents publics ne doivent pas être conservés au-delà de 5 ans après le départ du salarié ou de l’agent de l’entreprise ou de l’administration. S’agissant des éléments relatifs aux déplacements des personnes, ils ne doivent pas être conservés plus de trois mois. Toutefois, les informations relatives aux salariés ou aux agent publics peuvent être conservés pendant 5 ans lorsque le traitement a pour finalité le contrôle du temps de travail. Quant à la conservation des données relatives aux motifs d’absence, elle est limitée à une durée de cinq ans sauf dispositions législatives contraires. En cas de paiement direct ou de pré-paiement des repas, les données monétiques ne peuvent être conservées plus de trois mois. En cas de paiement par retenue sur le salaire, la durée de conservation est de 5 ans. Données résultant de l’évaluation et de la sélection des risques en matière d’octroi de crédit scoring La CNIL a affirmé, dans une délibération 2006-019 du 02 février 2006 que, en cas de rejet de la demande de crédit, les informations spécialement collectées pour son instruction sont conservées au maximum pendant une période de six mois à compter du dépôt de la demande, lorsque le demandeur n’est pas par ailleurs client de l’établissement de crédit. Elles ne peuvent être utilisées qu’aux fins de l’instruction de nouvelles demandes de crédit. Les cookies La CNIL s’est prononcée sur la durée de vie des cookies dans une délibération n° 2013-378 du 5 décembre 2013 portant adoption d’une recommandation relative aux cookies et aux autres traceurs. Relevant que le consentement à être suivi peut être oublié par les personnes qui l’ont manifesté à un instant donné, la commission a estimé nécessaire de limiter dans le temps la portée de ce dernier. Aussi, recommande-elle que le délai de validité du consentement au dépôt des cookies soit porté à treize mois au maximum. A l’expiration de ce délai, le consentement devra être à nouveau recueilli. En conséquence, les cookies doivent donc avoir une durée de vie limitée à treize mois après leur premier dépôt dans l’équipement terminal de l’utilisateur faisant suite à l’expression du consentement et leur durée de vie ne doit pas être prolongée lors de nouvelles visites sur le site. D Les modalités de conservation Quel que soit le type d’archivage effectué par le responsable du traitement, celui-ci doit mettre en œuvre les mesures techniques et d’organisation appropriées pour protéger les données archivées contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisés, notamment lorsque le traitement comporte des transmissions de données dans un réseau, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite. Ces mesures doivent assurer un niveau de sécurité approprié au regard des risques présentés par le traitement et de la nature des données à protéger. Le non-respect de l’obligation de sécurité est sanctionné par l’article 226-17 du code pénal cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 euros d’amende. L’article 35 de la loi du 6 janvier 1978 prévoit, par ailleurs que le responsable du traitement, lorsque l’archivage est effectué pour son compte, doit choisir un sous-traitant qui apporte des garanties suffisantes au regard des mesures de sécurité technique et d’organisation relatives aux traitements à effectuer et qu’il doit veiller au respect de ces mesures. La réalisation de traitements en sous-traitance doit être régie par un contrat ou un acte juridique qui lie le sous-traitant au responsable de traitement et qui prévoit notamment que le sous-traitant n’agit que sur la seule instruction du responsable de traitement et que les obligations en matière de sécurité incombent également à celui-ci. Pratiquement, dans sa délibération n°2005-213 du 11 octobre 2005, la CNIL a préconisé plusieurs modalités de conservation selon le type d’archive concernée S’agissant des archives intermédiaires, il est recommandé que l’accès à celles-ci soit limité à un service spécifique par exemple un service du contentieux et qu’il soit procédé, a minima, à un isolement des données archivées au moyen d’une séparation logique gestion des droits d’accès et des habilitations. S’agissant des archives définitives, il est recommandé qu’elles soient conservées sur un support indépendant, non accessible par les systèmes de production, n’autorisant qu’un accès distinct, ponctuel et précisément motivé auprès d’un service spécifique seul habilité à consulter ce type d’archives par exemple la direction des archives de l’entreprise. La CNIL recommande, en outre, afin de garantir l’intégrité des données archivées, de mettre en œuvre des dispositifs sécurisés lors de tout changement de support de stockage des données archivées ainsi que des dispositifs de traçabilité des consultations des données archivées. §2 Les dérogations L’article 36 de la LIL dispose que les données à caractère personnel ne peuvent être conservées au-delà de la durée prévue au 5° de l’article 6 qu’en vue d’être traitées à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques » Ainsi, est autorisée la conservation de données à caractères personnel pour une durée qui excède la finalité initiale du traitement lorsqu’elles sont traitées à des fins historiques, statistiques ou scientifiques. Dans le même sens, l’article 5, e du RGPD prévoit que les données à caractère personnel peuvent être conservées pour des durées plus longues dans la mesure où elles seront traitées exclusivement à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques conformément à l’article 89, paragraphe 1, pour autant que soient mises en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées requises par le présent règlement afin de garantir les droits et libertés de la personne concernée limitation de la conservation ». Si, le RGPD ne semble pas distinguer selon la nature des archives conservées, tel n’est pas le cas de la LIL qui renvoie à l’article L. 212-3 du Code du patrimoine. Cette disposition ne concerne, en effet, que les seules archives publiques. Par archives publiques, il faut entendre, au sens de l’article L. 211-4 du Code du patrimoine Les documents qui procèdent de l’activité de l’Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public. Les actes et documents des assemblées parlementaires sont régis par l’ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires ; Les documents qui procèdent de la gestion d’un service public ou de l’exercice d’une mission de service public par des personnes de droit privé ; Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité. L’article 89 du RGPD précise que le traitement à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique, ou à des fins statistiques est soumis, conformément au présent règlement, à des garanties appropriées pour les droits et libertés de la personne concernée. Ces garanties doivent garantir la mise en place de mesures techniques et organisationnelles, en particulier pour assurer le respect du principe de minimisation des données. Ces mesures peuvent comprendre la pseudonymisation, dans la mesure où ces finalités peuvent être atteintes de cette manière. Chaque fois que ces finalités peuvent être atteintes par un traitement ultérieur ne permettant pas ou plus l’identification des personnes concernées, il convient de procéder de cette manière. Le considérant n°158 du RGPD précise que lorsque les données à caractère personnel sont traitées à des fins archivistiques, les autorités publiques ou les organismes publics ou privés qui conservent des archives dans l’intérêt public doivent être des services qui, en vertu du droit de l’Union ou du droit d’un État membre, ont l’obligation légale de collecter, de conserver, d’évaluer, d’organiser, de décrire, de communiquer, de mettre en valeur, de diffuser des archives qui sont à conserver à titre définitif dans l’intérêt public général et d’y donner accès.
\n \n conservation des bulletins de salaire par l employeur
Demanderune copie de sa fiche de paie à son employeur ou ancien employeur. La façon la plus simple d'obtenir un duplicata de son bulletin de salaire est d'en faire la demande directement auprès de son employeur ou ancien employeur. Celui-ci a l'obligation de garder une copie des fiches de paie de ses salariés pendant une période d'au
Votre fiche de paie vous permet de justifier votre revenu. Indispensable à votre vie administrative, ce document est très important. Il vous aide à démontrer le nombre d’années durant lesquelles vous avez travaillé. IL vous sert à vérifier que tout ce à quoi vous avez droit vous a bien été payé. C’est donc une preuve cruciale qu’il vous faut conserver à vie. Le perdre ou ne pas le recevoir peut avoir de lourdes conséquences. Vous devez, s’il ne vous est pas parvenu en temps et en heure, réagir immédiatement et en exiger la remise. Qu’est-ce qu’une fiche de paie ?Sous quel format l’obtenir ?Comment obtenir votre bulletin de paie ?Premier exemple modèle pour bulletin de paie non remisLes différentes solutions en cas de perte de vos fiches de paieSecond exemple modèle pour une demande de duplicataQuels autres justificatifs utiliser ? Qu’est-ce qu’une fiche de paie ? Votre employeur et vous, êtes normalement reliés par un contrat de travail en bonne et due forme. Le travail que vous lui fournissez au quotidien est rémunéré en contrepartie. Dans le respect de la législation en vigueur, vous percevez votre salaire selon une périodicité stricte. Généralement, vous êtes payé sur une base mensuelle. Vers le début ou la fin de chaque mois. La fiche de paie précise en détail l’ensemble des sommes qui vous sont versées pour cette durée. Selon l’article R3243-1 du Code du travail, le bulletin doit contenir vos heures travaillées, vos heures supplémentaires, vos absences, vos congés payés, vos primes, vos avantages en nature… Sous quel format l’obtenir ? En raison de la digitalisation actuelle, la dématérialisation de la fiche de paie est devenue courante dans les entreprises françaises. Cette norme est dorénavant établie dans l’Hexagone. Il est donc possible de percevoir une version édifiée ou une transcription informatique de ce bulletin. Selon l’article L3243-2 du Code du travail, le salarié a le droit de s’opposer à ce système et peut choisir de continuer à recevoir son bulletin de paie au format papier. Il faut aussi savoir que votre employeur est soumis à une amende de 450 euros s’il ne vous livre pas votre fiche de paie. Cette somme est accordée pour chaque fiche non remise. Vous pouvez également bénéficier de dommage et intérêt en raison de la non-délivrance d’une fiche de paie. En effet lorsque le salarié n’a pas pu percevoir ses allocations de chômage ou qu’un emprunt bancaire lui a été refusé. On peut imaginer qu’il s’estime lésé et qu’il décide de porter son affaire devant les tribunaux. Comment obtenir votre bulletin de paie ? Le plus simple est d’envoyer une demande écrite au service concerné dans votre entreprise. Voici deux exemples de lettre sur lesquelles vous pourrez vous appuyer. Premier exemple modèle pour bulletin de paie non remis Julien Dupont 75 bis rue de la grande porte 75020 Paris Tel 06 66 66 66 66 Madame/Monsieur, Fonction Adresse Code Postal Ville À [Ville], le [Date Objet Demande de bulletin de paie Madame, Je suis dans l’obligation de vous écrire pour attirer votre attention sur le problème que je rencontre actuellement. Malgré plusieurs relances verbales auprès de mon responsable je n’ai toujours pas reçu à ce jour ma fiche de paie pour le mois dernier. Il s’agit certainement d’un oubli répété de sa part, mais pour la réalisation de certaines démarches administratives. Ce document m’est indispensable et ce retard risque de me porter un préjudice important. C’est pourquoi je me permets de solliciter votre intervention directe auprès de vos services. Avec mes plus vifs remerciements, je vous prie d’accepter, madame, mes salutations les plus distinguées. Signature Les différentes solutions en cas de perte de vos fiches de paie Demander une copie. C’est la manière la plus simple et la plus rapide d’obtenir de nouveaux exemplaires de vos fiches de paie. Il vous suffit de contacter votre employeur pour lui demander de vous délivrer une copie du dit-document. Le service d’administration du personnel peut alors vous fournir un double de ceux que vous avez perdus. Toutefois, il faut aussi savoir qu’aucune loi n’oblige votre employeur à vous produire un duplicata de ces documents. Ce n’est pas inscrit dans le code de travail. À cet effet, il peut refuser votre requête. Et cela même si l’article L. 3243-4 contraint votre employeur à garder une copie de votre bulletin de salaire pour une durée minimum de 5 ans. Donc, vous devez veiller à utiliser le ton nécessaire dans votre courrier si vous êtes amené à demander des duplicata. Second exemple modèle pour une demande de duplicata Julien Dupont 75 bis rue de la grande porte 75020 Paris Tel 06 66 66 66 66 Madame/Monsieur, Fonction Adresse Code Postal Ville À [Ville], le [Date] Objet Demande de bulletins de paie égarés Madame, Après avoir fait du rangement dans mes papiers récemment. Je me suis aperçu qu’il me manquait plusieurs fiches de paie. Je pense les avoir perdus lors d’une démarche que j’ai eu à effectuer auprès des services sociaux dernièrement. Ces documents m’ont été utiles par le passé et le seront encore plus quand arrivera le moment de faire valoir mes droits à la retraite. Voilà pourquoi je me permets ici de vous écrire pour savoir, si éventuellement, vos services pouvez m’en fournir des s’agit des fiches de paie pour les mois de [mois] à [mois] pour l’année en cours. C’est avec beaucoup de reconnaissance, que je vous prie d’agréer, Madame, mes respectueuses salutations. Signature Quels autres justificatifs utiliser ? Dans la mesure où votre entreprise ne vous livre pas la ou les copies, vous pouvez toujours leur demander une attestation certifiant la période pendant laquelle vous avez travaillé. Cette attestation de salaire est tout aussi valable en terme juridique et administratif. Un certificat de travail peut également faire l’affaire. Si jamais, par ces moyens, vous n’obtenez pas encore la traçabilité de votre salaire, la solution se trouve peut-être auprès de votre banque. Vos relevés bancaires relatent en détail les virements que vous avez reçus de votre employeur. Vous pouvez obtenir ces archives auprès de votre chargé de clientèle. Il vous suffit de lancer la requête par demande écrite. Ce service est souvent payant. Télécharger “Premier-exemple-modele Premier-exemple-modele – Téléchargé 4833 fois – 15 Ko Télécharger “Second-exemple-mode Second-exemple-mode – Téléchargé 4364 fois – 16 Ko
Quiréalise le bulletin de salaire ? Comment payer mes cotisations ? A quoi servent les cotisations ? Qui gère le prélèvement à la source ? Des exonérations adaptées. Puis-je bénéficier d’une exonération ? Je suis âgé de plus de 70 ans; Je suis bénéficiaire de l’APA; Je suis bénéficiaire de la PCH ou de la MTP
Les données personnelles ne peuvent être conservées indéfiniment une durée de conservation doit être déterminée par le responsable de traitement en fonction de l’objectif ayant conduit à la collecte de ces données. Ce principe de conservation limitée des données personnelles est prévu par le RGPD et la loi Informatique et cycle de vie de la donnée Pour un même traitement, les données personnelles poursuivent des phases successives. On parle de cycle de vie » de la donnée personnelle. Ce cycle connaît trois phases Conservation en base active Il s’agit de la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif finalité du traitement ayant justifié la collecte/enregistrement des données. Par exemple, dans une entreprise, les données d’un candidat non retenu seront conservées pendant 2 ans maximum sauf s’il en demande l’effacement par le service des ressources humaines. En pratique, les données seront alors facilement accessibles dans l’environnement de travail immédiat pour les services opérationnels qui sont en charge de ce traitement ex le service des ressources humaines pour les opérations de recrutement ; Archivage intermédiaire Les données personnelles ne sont plus utilisées pour atteindre l’objectif fixé dossiers clos » mais présentent encore un intérêt administratif pour l'organisme ex gestion d’un éventuel contentieux, etc. ou doivent être conservées pour répondre à une obligation légale par exemple, les données de facturation doivent être conservées dix ans en application du Code de commerce, même si la personne concernée n’est plus cliente. Les données peuvent alors être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées ; Archivage définitif En raison de leur valeur » et intérêt, certaines informations sont archivées de manière définitive et pérenne. À la différence de la conservation en base active, les deux dernières étapes ne sont pas systématiquement mises en place. Leur nécessité doit être évaluée pour chaque traitement, et, pour chacune de ces phases, un tri sera opéré entre les données. L’identification de la durée de conservation des traitements La définition de la durée de conservation relève de l’analyse de conformité que le responsable doit mener pour son traitement. Dans certains cas, la durée de conservation est fixée par la règlementation par exemple, l’article L3243-4 du Code du travail impose à l’employeur de conserver un double du bulletin de paie du salarié pendant 5 ans. Toutefois, pour de nombreux traitements de données, la durée de conservation n’est pas fixée par un texte. Il appartient alors au responsable du fichier de la déterminer en fonction de la finalité du traitement. Les outils pour aider à définir les durées Dans le cadre de sa mission d’accompagnement des professionnels, la CNIL a élaboré des outils d’aide à l’identification des durées applicables à la conservation des données, ainsi qu’un guide pour faciliter la mise en œuvre de ce principe. Ces outils sont destinés à tout professionnel, quel que soit son secteur public ou privé et quelle que soit la taille de sa structure. Un guide pratique Le guide pratique des durées de conservation répond aux questions que se posent fréquemment les professionnels, tant sur le principe de la limitation de la conservation des durées que sur sa mise en pratique. Il présente également l’outil référentiel durées de conservation », du point de vue contenu et utilisation. Élaboré en partenariat avec le service interministériel des archives de France SIAF, ce guide pratique explicite comment articuler les obligations du RGPD et celles imposées par le Code du patrimoine. Consulter le guide pratique sur les durées de conservation Des référentiels de durées de conservation L’objectif de ces référentiels est de faciliter la recherche de la durée pertinente, effectuée par le responsable de traitement. Sous forme de tableaux, ils présentent, pour les traitements les plus récurrents dans le secteur concerné, les étapes de la vie des données base active, voire archivage intermédiaire. Les durées mentionnées pour chacune des phases de la vie de la donnée sont soit obligatoires, car imposées par un texte législatif ou réglementaire ; soit recommandées au regard de la doctrine de la CNIL anciennes normes simplifiées ou autorisations uniques, référentiels sectoriels, recommandations…, elles constituent alors un point de repère dont le responsable de traitement peut s’éloigner sous réserve de documenter son choix. Cet outil a été conçu comme une base de travail, à partir de laquelle le responsable du traitement peut mener sa propre analyse, selon les spécificités du traitement concerné et du contexte spécifique de la structure. Les premiers référentiels adoptés concernent le domaine de la santé hors recherche et celui de la recherche en santé. Les bonnes questions à se poser Jusqu’à quand ai-je vraiment besoin des données pour atteindre l’objectif fixé ? Ai-je des obligations légales de conserver les données pendant un certain temps ? Dois-je conserver certaines données en vue de me protéger contre un éventuel contentieux ? Lesquelles ? Jusqu’à quand puis-je faire valoir ce recours en justice ? Quelles informations doivent être archivées ? Pendant combien de temps ? Quelles sont les règles de suppression des données. Quelles sont les règles d’archivage des données ? Lecode du travail impose de les conserver 5 ans mais l'administration fiscale prescrit de les garder 6 ans. Il est possible de déroger à ces règles de conservation en ayant recours à Le saviez-vous ? La dématérialisation des bulletins de paie est entrée en vigueur depuis 18 mois ! Toutefois, si depuis le 1er janvier 2017, la loi Travail prévoit que les bulletins de paie de chaque salarié doivent être remis sous format numérique, cette dématérialisation était en fait autorisée depuis 2009. Un nouveau format de bulletin dit simplifié est aussi obligatoire depuis le 1e janvier 2018. Si vous n’êtes pas familiarisé avec ces changements législatifs, nous vous conseillons la lecture de cet article. Mais dans les faits, rares étaient les services RH à avoir saisi cette opportunité. Et vous ? Êtes-vous convaincu par la nécessité de dématérialiser les RH? Pas encore? Alors notre article 3 raisons ultimes qui vous pousseront à dématérialiser vos RH est fait pour vous ! Ainsi en 2015 Jean-Christophe Sciberras révèle dans son rapport au gouvernement que seulement 15% des entreprises françaises optent pour ce format de bulletin de paie contre 73% en Grande-Bretagne et jusqu’à 95% en Allemagne. Sur un total de 240 millions de bulletins de paie par an, la marge de progression était flagrante! Aujourd’hui, dans les entreprises, comment s’organise cette dématérialisation des bulletins de paie? Et quels sont les résultats de sa mise en place ? Print Value revient en détail sur cette pratique devenue indispensable dans le cadre de la transformation numérique d’une entreprise, au même titre que la dématérialisation des factures, ou l’automatisation des notes de frais. Bulletins de paie dématérialisés reprenons depuis le début… Si vous n’avez jamais entendu parler de la dématérialisation des bulletins de paie, ce qui suit devrait vous éclairer… Si votre entreprise affiche 100% de bulletins de paie dématérialisés, alors bravo ! Nous vous conseillons de passer directement au paragraphe suivant… En 2017, la loi Travail a inversé la règle et l’optionnel alors qu’auparavant le salarié devait autoriser la dématérialisation de son bulletin de paie, aujourd’hui il est par principe considéré comme étant d’accord. → Les entreprises peuvent donc organiser l’envoi des bulletins de paie dématérialisés, et les salariés qui souhaitent conserver un envoi papier doivent désormais formaliser leur désaccord auprès de leur employeur. La loi Travail n’oblige donc pas les entreprises à dématérialiser les bulletins de paie, mais elle facilite ce changement. Un salarié par principe d’accord mais informé et libre de refuser ! Le principe est de considérer le salarié comme étant d’accord mais aussi de l’informer de ce changement qu’il peut d’ailleurs refuser à tout moment. Dans une entreprise comportant des délégués du personnel, ceux-ci doivent être formellement informés de ce changement organisationnel. Concrètement, dans le cas d’un collaborateur déjà en poste dans l’entreprise, celle-ci doit l’informer de ce changement, un mois avant l’envoi des 1ers bulletins dématérialisés. Pour un nouveau collaborateur, l’entreprise le prévient dès son l’entretien d’embauche. A ce moment, l’entreprise doit aussi indiquer au salarié qu’il est libre de refuser, et devra le guider dans l’exercice de son droit d’opposition. Vos salariés ne se sont pas opposés à cette dématérialisation? Rien n’est gagné… En effet, le refus du salarié peut intervenir à n’importe quel moment même s’il n’a pas exercé son droit d’opposition dans un premier temps, le salarié peut changer d’avis et l’exercer. L’entreprise a alors 3 mois pour revenir au process initial et préparer des fiches de paie papier qui seront remises en main propre ou envoyées par la poste. Vu la facilité pour refuser ce changement, la majorité des entreprises ont donc conservé les deux formats de bulletins de paie dématérialisés et papier, ce qui peut compliquer la gestion de la paie pour le service RH. Les 4 principes du bulletins de paie dématérialisé Si la loi facilite le recours au bulletin de paie dématérialisé, elle encadre aussi fortement cette transition numérique. 4 exigences guident la mise en place de ce projet Intégrité des données Confidentialité Disponibilité Accessibilité Intégrité des données Enjeu majeur des entreprises, la protection des données personnelles est une exigence forte accompagnant chaque projet de digitalisation des documents. Dans le cas d’un bulletin de salaire dématérialisé, l’intégrité des données personnelles est, avec la confidentialité, une des conditions indispensables pour que le bulletin numérique acquiert une valeur légale. Du point de vue de l’intégrité des informations, l’entreprise doit rendre le document inviolable en le scellant. Des fonctions de signature numérique, de hachage voire cryptage permettront au bulletin de salaire d’acquérir une valeur Le bulletin de paie dématérialisé doit être remis au salarié de manière sécurisée afin de garantir la confidentialité des données mentionnées sur le document, mais aussi être déposé dans un espace sécurisé. En pratique, l’entreprise peut transmettre les bulletins de salaire sous forme de PDF déposés dans un espace personnel, et protégés par une signature électronique. Les e-bulletins peuvent ensuite être placés dans un espace dédié et sécurisé, par exemple dans un coffre-fort numérique ou ESC espace sécurisé de conservation qui évitera tout risque de modifications Lors de ce changement, l’entreprise doit fixer une durée de disponibilité du document car deux options sont possibles. Rendre le bulletin de paie accessible au salarié Pendant 50 ans Jusqu’aux 75 ans de celui-ci Nota bene si l’entreprise cesse son activité ou que le prestataire extérieur ferme son service de conservation des e-bulletins, l’entreprise devra informer les salariés 3 mois avant la fermeture de l’espace sécurisé afin qu’ils puissent récupérer leur fiches de Quand l’employeur s’engage à mettre les e-bulletins de paie à la disposition de ses salariés pendant un certain temps, il s’engage aussi à ce que ces documents soient accessibles et à chaque instant, sous un format électronique “courant”, et ce facilement et rapidement. La question du CPA Afin de réunir les informations du salarié sur une même plateforme, les entreprises doivent aussi déposer les bulletins de salaires dématérialisés dans le compte personnel d’activité CPA de leur salarié. Le CPA est une nouvelle plateforme réunissant le Compte personnel de formation, le compte professionnel de prévention et le compte d’engagement citoyen. L’objectif de cet espace personnel est de réunir les documents liés à l’activité d’une personne et de la renseigner précisément sur ses droits professionnels. Chaque salarié ayant CPA consultable sur le site internet dédié, l’entreprise doit donc garantir l’accessibilité des documents sur cette plateforme aussi. Un salarié pourra donc consulter ses e-bulletins de paie via cette plateforme, mais ces derniers ne seront pas stockés directement dessus. Dématérialisation des bulletins de paie un bilan à nuancer… Globalement les entreprises ont très bien négocié ce tournant car elles ont compris que la dématérialisation documentaire permet de réduire les coûts et de simplifier les process. Ainsi en 18 mois la dématérialisation des bulletins de salaire est très bien perçue… Aujourd’hui, 58% des salariés se disent favorables au bulletin de paie dématérialisée. Une vraie avancée ! Contre toute attente, les salariés sont réceptifs à cette proposition car ils savent qu’ils peuvent toujours revenir au papier. Les jeunes en particulier sont en faveur de cette évolution de format, sans doute parce qu’elle correspond à la manière dont ils consultent leurs documents de manière instantanée et à tout endroit. Cependant, dans les faits, 80% des bulletins de paie sont encore sous format papier. Les TPE et PME sont encore très en retard sur cette tendance. De la théorie à la pratique, il n’y a pas toujours qu’un pas… Conclusion La dématérialisation du bulletin de salaire s’inscrit dans une logique globale de transformation numérique des usages en entreprise. Très encadrée, cette recommandation des pouvoirs publics constitue un réel bouleversement dans l’organisation de la paie au sein des services RH. Evidemment, la dématérialisation des bulletins de paie se fait de manière très progressive dans nos entreprises. Et vous? Rencontrez-vous des difficultés à négocier ce virage RH ? En matière de démat’ rien ne remplace un expert ! N’hésitez pas à consulter un professionnel pour vous aider dans vos projets de dématérialisation et de mise en conformité.
\n \n \nconservation des bulletins de salaire par l employeur
Établirun bulletin de paie : étape par étape. Un bulletin de paie, ou fiche de paie, est un document établi mensuellement par l’employeur qui reprend les éléments de rémunération d’un salarié. Lire l’article. Vous vous demandez si votre employeur a le droit de vous remettre une seule fiche de paye pour plusieurs mois de travail ? Pour vous répondre précisément, il faut consulter deux articles du Code du travail l’article L3242-1 l’article L3243-2 L’article L3242-1 le paiement du salaire intervient une fois par mois. En effet, l’article L3242-1 précise expressément que le paiement de la rémunération d’un salarié doit intervenir une fois par mois. Seul les salariés suivants ne sont pas concernés par cette obligation de paiement mensualisé les salariés à domicile les salariés saisonniers les salariés intermittents les salariés temporaires En effet, ces salariés doivent être rémunérés, au plus, tous les 16 jours. Dans tous les autres cas, le paiement doit être réalisé au moins une fois par mois par l’employeur. L’article L3243-2 la remise d’une fiche de paye lors du paiement du salaire. L’article L3243-2 précise clairement que l’employeur doit remettre un bulletin de paie lors du paiement de ce salaire. Ce bulletin de paie peut être remis sous forme “papier” ou sous une forme dématérialisée. Le montant qui apparaît sur cette fiche de paye doit correspondre au salaire payé. Conclusion interdiction de regrouper plusieurs mois sur une seule fiche de paye. On le voit, même si le législateur n’a pas expressément mentionné cette simplification, le rapprochement de ces deux textes ne laisse entrevoir aucune autre possibilité. Tout regroupement de plusieurs mois de travail sur un même bulletin de paye est condamnable. L’employeur s’expose à une amende de 3ème classe 450 € par fiche de paie non remise. View Comments Besoin d'un Expert comptable ? Nous vous mettons en relation avec l’expert-comptable qu’il vous faut, près de chez vous Trouver mon comptable

Ledécret du 16 décembre 2016 oblige également les employeurs à garantir la disponibilité des fiches de paie soit pendant un minimum de 50 ans soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans. En cas de cessation d'activité de l'employeur ou du prestataire de services qui assure la conservation des bulletins de paie, les

Skip to content eDocGroupQui sommes nousExpertiseRejoignez-nousVous êtes…EntrepriseExpert-ComptableSecteur PublicNos solutionsDesk RHeDocSigneDocSafeDemande d’information DESK RHeDocGroup2021-11-08T145014+0100 Desk RH, le coffre fort numérique pour les bulletins de paieLe coffre-fort numérique Desk RH distribue automatiquement les bulletins de paie, facilite le partage et la signature des documents RH, tout en conservant les archives pendant 10 ans côté employeur et 50 ans côté salarié. Un coffre-fort numérique RH pour l’employeurRapide à déployer et autonome des logiciels de paie, notre solution Desk RH permet à l’entreprise d’optimiser les coûts de fonctionnement et de gagner du temps dans la gestion de ses ressources humaines. Distribution des bulletins de paie et documents RH Signature électronique Archivage dématérialisé pendant 10 ans Un coffre-fort numérique pour les salariésChaque salarié bénéficie gratuitement et à vie d’un coffre-fort numérique personnel pour Visualiser son bulletin de salaire dès la réception du virement Signer puis archiver ses contrat de travail et autres documents des ressources humaines en ligne Centraliser ses documents RH ainsi que ceux à titre privé, grâce aux collecteurs de factures Loi El-Khomri dématérialisation du bulletin de paie Le bulletin de paie numérique doit être conservé par l’employeur et par le salarié. La conservation des bulletins de paie numériques est garantie grâce au dépôt dans un coffre-fort certifié AFNOR NF 203 CCFN. Depuis le 1er janvier 2017, avec la loi El Khomri, l’employeur peut opter pour la dématérialisation des bulletins de salaires sans l’accord préalable des collaborateurs. C’est au salarié de manifester son refus s’il s’y oppose. Solution de dématérialisation RH sécuriséeVotre coffre-fort numérique employeur vous permet d’archiver tous les documents RH et de les distribuer aux salariés dans leurs propres coffres-forts numériques. Questions fréquentesOù sont hébergées les données des documents archivés ?eDocGroup2020-04-14T095423+0200Les données liées aux documents archivés dans les coffres-forts numériques Desk RH et eDocPerso sont hébergées en France. Et les serveurs utilisés par eDocGroup répondent au plus haut niveau de sécurisation. Les technologies de confiances garantissent l’intégrité des documents archivés. Les technologies de confiance sont notamment l’horodatage et les empreintes d’intégrité. Comment contacter le service client eDocGroup ?eDocGroup2020-04-14T095429+0200eDocGroup met à votre disposition l’aide en ligne pour vous permettre d’accéder aux réponses apportées par notre service clients aux questions les plus fréquentes. Vous pouvez contacter le service client par email support . Nos techniciens apporteront une réponse adaptée et personnalisée à votre demande dans les plus brefs salariés doivent-ils donner leur accord pour la dématérialisation ?eDocGroup2020-04-14T095434+0200L’article D3243-7 du Code du travail vous autorise à dématérialiser les bulletins de paie sans l’accord de vos salariés. Vous devez simplement les informer de leur droit d’opposition. A l’exception du secteur public, où les agents n’ont pas de droit d’ si un salarié quitte l’entreprise ?eDocGroup2020-04-14T095442+0200Quoi qu’il arrive le salarié conserve son coffre-fort numérique gratuitement et sans limite de durée. Le salarié pourra toujours y accéder, même en cas de départ de l’entreprise. Quels sont les avantages pour le salarié ?eDocGroup2020-04-14T095506+0200Grâce à son coffre-fort numérique le salarié peut centraliser jusqu’à 10 Go de documents administratifs personnels. En activant les collecteurs, il peut archiver ses factures personnelles, ses avis d’imposition, ses papiers d’identité, ses mots de passe c’est un véritable domicile en ligne ! Il peut aussi facilement partager l’ensemble de ces documents aux personnes de son choix, par l’envoi de mails, sur une durée qu’il définit. Comment les salariés peuvent-ils activer leur coffre-fort numérique ?eDocGroup2020-04-14T095513+0200La création d’un coffre-fort salarié se fait grâce à l’utilisation d’un code d’activation. Ce code est envoyé au salarié après la création de son profil dans Desk RH ou via des relances, par email ou en format Desk RH distribue les bulletins de paie à chaque salarié ?eDocGroup2020-04-14T095518+0200Desk RH découpe le fichier de bulletins de paie pour vous. Ainsi, dès que les salariés ont activé leurs coffres-forts numériques personnels, la distribution est automatique et quel logiciel de paie Desk RH est-il compatible ?eDocGroup2020-04-14T095525+0200Desk RH est indépendant des logiciels de paie. Vous importez simplement le fichier PDF de vos bulletins de paie dans Desk RH, que ce soit un fichier issu de votre logiciel de paie ou fourni par votre expert-comptable. eDocPerso, le coffre-fort numérique des salariés Véritable domicile numérique, eDocPerso permet aux salariés de recevoir leur bulletin de salaire dans un coffre-fort numérique certifié AFNOR et de centraliser tous leurs documents personnels de façon sécurisée. Gratuit pour le salarié et disponible à vie L’appli est disponible en téléchargement gratuit Savoircombien de temps il faut conserver un document Les durées indiquées dans cette page sont des durées minimales durant lesquelles il est prudent de garder les documents. Il s'agit des délais

Découvrez notre fiche juridique n°14! Les obligations employeur L’employeur est tenu légalement de conserver, pendant un délai minimum, certains documents pour faire face à d’éventuels contrôles de l’inspection du travail, de l’administration fiscale ou de l’Urssaf, ou à d’éventuelles actions en justice de la part des salariés. Pour les documents dont la conservation n’est pas imposée par les textes, il est conseillé de les conserver au moins jusqu’à l’expiration du délai de prescription applicable. La prescription civile de droit commun La prescription civile de droit commun est de 5 ans depuis la loi du 17 juin 2008 portant réforme de la prescription en matière civile. Toutefois, sauf exceptions, la prescription en droit du travail est de 2 ans pour les actions portant sur l’exécution du contrat de travail et de 12 mois pour toute action portant sur la rupture du contrat de travail. TEXTES DE RÉFÉRENCE Ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 Loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 Loi n° 2008-561 du 17 juin 2008 Documents à conserver pour d’éventuels contrôles de l’inspection du travail Dans cette catégorie de documents figurent notamment les registres dont la tenue est obligatoire et qui doivent pouvoir être présentés à tout moment aux agents chargés de veiller au respect du Code du travail et du Code de la sécurité sociale. L’employeur doit conserver – Pendant 5 ans Les documents concernant les observations et mises en demeure de l’inspection du travail ainsi que ceux concernant les vérifications et contrôles en matière de santé et de sécurité au travail et, en tout état de cause, ceux des 2 derniers contrôles ou vérifications art. D. 4711-3 CT. Les mentions portées sur le registre unique du personnel pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement art. R. 1221-26 CT. – Pendant 3 ans les documents permettant de comptabiliser le nombre de jours de travail accomplis par les salariés concernés par les conventions de forfait art. D. 3171-16, 3° CT. – Pendant 1 an Les documents permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque salarié art. D. 3171-16, 1° CT, y compris dans le cas d’horaires individualisés. Le document récapitulant le nombre d’heures d’astreinte accompli chaque mois par le salarié ainsi que la compensation correspondante art. D. 3171-16, 2° CT. Documents à conserver pour d’éventuels contrôles de l’administration fiscale L’employeur doit conserver pendant 6 ans, mais de préférence plus longtemps, tous livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête ou de contrôle de l’administration. Ce délai de 6 ans court à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis art. L. 102 B, Livre des Procédures Fiscales, CGI. Sont concernés les déclarations TVA et impôts sur les BIC, ainsi que les livres obligatoires livre-journal, grand livre…. Documents à conserver pour d’éventuels contrôles de l’Urssaf Le contrôle de l’Urssaf permet de vérifier la bonne application des législations de Sécurité sociale et d’assurance chômage, de s’assurer de l’exactitude des déclarations et porte sur les cotisations et contributions non prescrites. Les cotisations et contributions sociales se prescrivent par 3 ans à compter de la fin de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues art. L. 244-3 CSS. Il est donc conseillé de conserver les documents au minimum pendant 4 ans. A noter que, en matière de travail illégal, le contrôle de l’Urssaf peut s’exercer pendant 5 ans art. L. 244-11 CSS. Les agents de contrôle peuvent demander la production de plusieurs documents – les documents de fonctionnement habituel de l’entreprise tableau et bordereau récapitulatif de cotisation, DADS, justificatifs des réductions ou des exonérations de cotisations sociales, DPAE… ; – les documents comptables bilans et comptes d’exploitation, livres de comptabilité générale… ; – les documents bancaires talons de chèques, relevés bancaires… ; – les documents fiscaux doubles des déclarations fiscales…. Documents à conserver pour d’éventuelles actions en justice L’employeur doit également conserver certains documents pour faire face, le cas échéant, aux réclamations ou actions, tant civiles que publiques, émanant de salariés ou d’anciens salariés, des entreprises utilisatrices, ou encore de l’administration. Les délais de conservation des documents correspondent aux différents régimes de prescription, aussi bien civile que pénale. La prescription civile de droit commun est de 5 ans art. 2224 C. civ. Toutefois, en matière de droit du travail, sauf exceptions, la prescription de droit commun est de – 2 ans pour les actions portant sur l’exécution du contrat de travail ; – 12 mois pour les actions portant sur la rupture du contrat de travail art. L. 1471-1 CT S’agissant de la prescription pénale, il y a lieu de distinguer selon que l’infraction commise a la nature d’une contravention ou d’un délit. En effet, la prescription de l’action publique est d’un an révolu pour les contraventions et de 6 ans révolus pour les délits art. 9 et 8 C. proc. pén.. L’employeur doit conserver – Pendant 6 ans Il est donc recommandé de conserver pendant 6 ans les divers documents relatifs à la représentation du personnel procès-verbaux des élections et des réunions…. Le délit d’entrave constitutif du fait de porter ou de tenter de porter atteinte à la libre désignation des représentants du personnel IRP et DS ou à l’exercice régulier de leurs fonctions se prescrit par 6 ans art. 8 C. proc. Pén. – Pendant 5 ans Les documents relatifs à l’épargne salariale. – Pendant 3 ans L’action en paiement ou en répétition du salaire se prescrit par 3 ans à compter du jour où celui qui l’exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer. La demande peut porter sur les sommes dues au titre des 3 dernières années à compter de ce jour ou, lorsque le contrat de travail est rompu, sur les sommes dues au titre des 3 années précédant la rupture du contrat art. L. 3245-1 CT. Par salaires, il faut entendre toutes les sommes qui, ayant leur cause dans la prestation de travail, ont la nature juridique d’une rémunération. Il s’agit notamment des primes, des accessoires de salaires, des indemnités de congés payés, de l’indemnité de préavis, de l’indemnité de fin de mission. – Pendant 2 ans Compte tenu de la prescription de 2 ans en matière d’exécution du contrat de travail art. L. 1471-1 CT, il est recommandé de conserver au moins pendant 2 ans tous les documents liés à l’exécution du contrat de travail dossier disciplinaire, entretiens d’évaluation, relevé d’heures, autorisations d’absence et justificatifs…. – Pendant 1 an Compte tenu de la prescription de 12 mois en matière de rupture du contrat de travail art. L. 1471-1 CT, il est recommandé de conserver au moins pendant 1 an le double du certificat de travail remis au salarié ; les documents relatifs aux indemnités légales ou conventionnelles de licenciement, aux dommages intérêts pour rupture abusive qui n’ont pas la nature d’un élément de rémunération… Principaux documents à conserver par les entreprises Documents relatifs aux dossiers de candidatures 1 Documents Délai de conservation CV Possibilité de conserver 2 ans maximum à compter du dernier contact avec le candidat Délibération n° 02-217 du 21 mars 2002 Copie de la carte d’identité Copie du titre autorisant un étranger à travailler en France Copie des diplômes, formations, titres professionnels… Numéro de Sécurité sociale copie de la carte vitale Possibilité de le conserver 1 an maximum 1 Il n’y a aucune obligation prévue par les textes de conserver les documents fournis par les candidats dans le cadre d’un processus de recrutement. Au contraire, et sauf dérogation, dès lors qu’il n’y a pas eu d’embauche suite à la procédure de recrutement, les entreprises sont tenues de supprimer toutes les données personnelles collectées. Les délais indiqués sont donc des durées de conservation maximum. Il est nécessaire de purger régulièrement vos fichiers et/ou dossiers de candidatures papier, et a minima de supprimer les données collectées à l’issue des délais indiqués. Documents relatifs à la conclusion et à l’exécution du contrat de travail Documents Délai de conservation Documents relatifs au respect par l’entreprise de ses obligations au titre du travail dissimulé DPAE, attestation sur l’honneur… art. L. 8221-5 CT Il est conseillé de conserver ces documents pendant une durée de 6 ans car le délit de travail dissimulé se prescrit par 6 ans art. 8 C. proc. pén. Accusé de réception de la DPAE Jusqu’à l’accomplissement de la DADS art. R. 1221-8 CT Contrat de travail des salariés Il est conseillé de conserver ces documents pendant 5 ans Contrat de professionnalisation Titre autorisant un étranger à travailler en France Il est conseillé de conserver ces documents pendant une durée de 6 ans car le délit de travail illégal se prescrit par 6 ans art. 8 C. proc. pén. Documents relatifs aux heures de travail effectuées par chaque salarié art. L. 3171-3 CT 1 an art. D. 3171-16 1° CT Il est conseillé de conserver ces documents pendant 2 ans. Suivi des périodes d’astreintes 1 an art. D. 3171-16 2° CT Il est conseillé de conserver ces documents pendant 2 ans. Documents relatifs aux heures de travail effectuées par chaque salarié concerné par une convention de forfait 3 ans art. D. 3171-16 3° CT Document de suivi des repos compensateurs annexé au bulletin de paie art. D. 3171-11 CT Il est conseillé de conserver ces documents pendant 2 ans. Registre des repos hebdomadaires particuliers du personnel art. R. 3172-2 CT Document mensuel établi pour chaque salarié et annexé au bulletin de paie lorsque les salariés ne sont pas occupés selon le même horaire collectif de travail affiché art. D. 3171-12 CT Total des heures de travail effectuées depuis le début de la période de référence en cas d’aménagement du temps de travail sur un document annexé au bulletin de paie art. D. 3171-13 CT Documents relatifs à l’organisation de l’entreprise Documents Délai de conservation Registre unique du personnel art. L. 1221-13 CT Les mentions portées sur ce registre doivent être conservées pendant au moins 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’entreprise art. R. 1221-26 CT Règlement intérieur art. L. 1311-2 CT Il est conseillé de conserver ce document pendant la durée de vie de l’établissement. Formation professionnelle déclaration, attestation de versement des cotisations Il est conseillé de conserver ces documents pendant 6 ans au titre de la prescription en matière fiscale art. L. 102 B LPF CGI Justificatifs d’affiliation et de paiement des cotisations aux caisses retraites complémentaires. Il est conseillé de conserver ces documents pendant 5 ans. Documents relatifs à l’hygiène, la santé et la sécurité des salariés Documents Délai de conservation Observations et mises en demeure de l’inspection du travail en matière de santé et de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques art. L. 4711-2 CT 5 ans art. D. 4711-3 CT et art. D. 4711-3 al. 2 CT Registre unique de sécurité art. L. 4711-5 CT Registre des AT bénins art. L. 441-4 CSS Copie des déclarations d’AT faites à la CPAM art. L. 441-2 CSS Attestation de suivi médical art. R. 4624-14 CT et avis d’aptitude ou d’inaptitude art. R. 4624-25 CT Il est conseillé de conserver ces documents pendant 2 ans. Copie des arrêts de travail Il est conseillé de conserver ces documents pendant 3 ans. Documents relatifs aux représentants du personnel Documents Délai de conservation Registre spécial des avis des représentants du personnel au CSE art. D. 4132-1 CT Il est conseillé de conserver ces documents pendant 6 ans au titre de la prescription en matière de délit d’entrave art. L. 2316-1 CT et art. L. 2317-1 CT et art. 8 C. proc. pén. Procès-verbaux des élections et des réunions des représentants du personnel Rapports établis par les représentants du personnel Documents relatifs à la paie et à la comptabilité Documents Délai de conservation Doubles des bulletins de paie 5 ans art. L. 3243-4 CT et art. L. 243-12 CSS Documents relatifs au paiement des cotisations de sécurité sociale 3 ans art. L. 244-3 CSS Le délai est porté à 5 ans en cas de contestation d’infraction de travail illégal par PV art. L. 244-11 CSS. Relevés de banque 5 ans art. L. 110-4 C. com. Talons de chèques Déclaration TVA et impôts sur BIC 6 ans art. L. 102 B LPF CGI Documents comptables factures clients et/ou fournisseurs 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable art. L. 123-22 al. 2 C. com. Livre comptable 10 ans à compter de la clôture du livre art. L. 123-22 al. 2 C. com. Documents relatifs à la rupture du contrat de travail Documents Délai de conservation Lettres de convocation à l’entretien préalable et de licenciement Il est conseillé de conserver ces documents pendant 1 an à compter du départ du salarié. Indemnités légales ou conventionnelles de licenciement Dommages et intérêts pour rupture abusive Transaction Certificat de travail art. L. 1234-19 CT Documents relatifs à la négociation Téléchargez la Fiche juridique en pdf

Offrepubliée hier - Contrat travail saisonnier - 2 Mois - 35H Travail samedi et dimanche - 2 jours de repos hebdo - Salaire : Horaire de 11,07 Euros - 48 - PONT DE MONTVERT SUD MONT LOZERE - 139GLVD . Accéder au menu Accéder au contenu principal Accéder au pied de page Version contrastée Menu. Fermer. Menu de navigation. Informations. <<<<<<<< Retour à la page d'accueil Dématérialisation de la fiche de paie est-ce obligatoire ? Les avantages de la fiche de paie dématérialisée La dématérialisation du bulletin de paie quelles précautions à prendre ? Créer une fiche de paie dématérialisée Depuis le 1er Janvier 2017 l'employeur n'a plus l'obligation d'obtenir l'accord du salarié afin de mettre en place la fiche de paie dématérialisée. Cependant si le salarié s'y oppose l'employeur devra tout de même lui remettre une version "papier" de la fiche de paie. 1-Dématérialisation de la fiche de paie est-ce obligatoire ? La mise en place d’une fiche de paie dématérialisée n’est pas une obligation pour l’employeur, sa délivrance sous format électronique est optionnelle. La loi n’oblige pas l’entreprise à digitaliser ses fiches de paie mais facilite ce choix. Si vous optez pour la dématérialisation du bulletin de paie, vous devez informer vos salariés dans un délai d’un mois avant la remise du premier bulletin de paie électronique. Leur accord n’est pas un pré-requis mais ils peuvent s’y opposer. Si un salarié s’oppose à la réception du bulletin électronique, il doit indiquer son refus à l’employeur par une demande formelle, c’est-à-dire par écrit de préférence. Ce refus peut intervenir à n’importe quel moment, même une fois la dématérialisation mise en place dans l’entreprise. L’employeur dispose alors d’un délai de 3 mois pour lui fournir de nouveau des fiches de paie papier remises en main propre ou envoyées par la poste. 2-Les avantages de la fiche de paie dématérialisée Les avantages à mettre en place le bulletin électronique sont nombreux Un avantage financier Le bulletin électronique permet de réaliser des économies financières mais également d’économiser le temps de travail de vos équipes RH. Pour remettre une fiche de paie papier au salarié, il faut imprimer l’ensemble des bulletins, les photocopier pour conserver un double, acheter timbres et enveloppes puis les mettre sous pli, et enfin transmettre le bulletin par la poste ou le remettre en main propre. Avec le bulletin électronique, les coûts de consommables encre, papier, enveloppe etc sont éliminés. L’économie moyenne réalisée est d’environ 32 centimes d’euros par bulletin de paie. De plus, les coûts d’archivage sont également réduits et vous gagnez de l’espace dans les locaux de votre entreprise. La fiche de paie dématérialisée économise non seulement de l’argent, mais également du temps. Un avantage pratique Le bulletin de paie est rendus disponibles rapidement à tout moment. Les salariés peuvent ainsi stocker numériquement leurs données concernant leur parcours professionnel et les droits à retraite, et y accèdent à tout moment s’ils en ont besoin pour des démarches administratives. Le risque de perte de fiche de salaire est éliminé. Enfin, la digitalisation des bulletins a également un impact environnemental positif, éliminant la production de papier. 3-La dématérialisation du bulletin de paie quelles précautions à prendre ? Valeur juridique de la fiche de paie dématérialisée La fiche de paie dématérialisée a la même valeur juridique que la version papier. Au niveau administratif, celle-ci ouvre les mêmes droits à couverture sociale. Les mentions obligatoires de la fiche de paie devant y figurer sont exactement les mêmes informations sur l’employeur et le salarié, les composantes de la rémunération, les charges sociales, et synthèse de la situation. En savoir + sur la composition d’une fiche de paie comment lire une fiche de paie ? Durée de conservation des bulletins de paie dématérialisés La digitalisation des bulletins de paie entraîne des obligations pour l’employeur, notamment en termes de remise et de conservation des documents numériques. La numérisation des fiches de paie doit se faire dans le respect de la sécurité des données et de leur confidentialité. Celles-ci doivent rester accessibles, au choix Soit durant 50 ans ; Soit jusqu’aux 75 ans du salarié. Elles doivent être hébergées dans un espace numérique sécurisé et accessible seulement par le salarié. Cet espace sécurisé est associé à leur CPA Compte personnel d'activité au travers duquel ils peuvent consulter leurs fiches de paie. Lien avec le Compte personnel d’activité En effet, les entreprises doivent déposer les bulletins électroniques dans le Compte personnel d’activité CPA. Il s'agit d'une plateforme en ligne mise en place par l’Etat visant à réunir l’ensemble des documents numériques liés à l’activité professionnelle des salariés et à faciliter leur accès à l’information concernant leurs droits. L’employeur doit garantir l’accessibilité des documents sur cette plateforme Les bulletins de paie doivent donc être accessibles via ce site mais non archivés directement dessus. En cas de fermeture de l’entreprise Si l’entreprise ou le prestataire hébergeant les e-bulletins cesse son activité, les salariés doivent être avertis 3 mois avant la date de fermeture de l’espace de stockage sécurisé. Ils disposent ainsi d’un délai pour télécharger leurs bulletins de salaire décret du 5 octobre 2018. Quelle sanction en cas de non respect de ces règles ? En cas de méconnaissance de ces règles, l’employeur encourt une amende identique à celle encourue pour non remise de fiche de paie 450€ par fiche de paie. 4- Créer une fiche de paie dématérialisée Afin de mettre en place la fiche de paie dématérialisée, il vous suffit de suivre les instructions ci-après 1. Rendez-vous sur votre compte client puis "Mes Commandes" vous retrouverez toutes vos commandes et les fiches de paie qui y sont associées Cliquez sur "Détail" afin d'avoir les fiches de paie de chacune des commandes. 2. Cliquez ensuite sur "Email" afin de l'adresser directement par mail au salarié Notez que vous pouvez également la télécharger afin de la mettre à disposition du salarié sur un espacé dédié. 3. Entrez l'adresse mail du salarié destinataire de la fiche de paie dans le champ prévu à cet effet 4. Le salarié reçoit immédiatement un mail avec la fiche de paie en pièce jointe Il peut - Télécharger la fiche de paie jointe au mail- Cliquer sur le lien et y accéder directement en ligne avec une url sécurisée- Copier/Coller le lien dans son navigateur afin d'accéder à la fiche de paie Il pourra la conserver très facilement sans limitation de durée au format .pdf L'utilisation de la fiche de paie dématérialisée est plus économique pas de papier, ni de toner, ni d'électricité et plus écologique. <<<<<<<< Retour à la page d'accueil Aurore R. Issue d'une formation juridique, et après avoir exercé plusieurs années au sein d'un cabinet de conseil spécialisé en SIRH, Aurore transmet son expertise à travers ces pages d'aides pour vous simplifier la paie ! igObUyC.
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